Integración con Google Sheets

Integración con Google Sheets

La integración permite intercambiar datos de forma fluida: enviar información, obtenerla, extraer una fila aleatoria y generar galerías dinámicas a partir de una hoja de Google.

Conectar Google Sheets

Paso 1: Accede al menú

Paso 2: Ve a Configuración y selecciona Integraciones en la parte superior.

Paso 3: Localiza el campo de integración de Google Sheets y pulsa el botón Conectar.

Paso 4: Elige la cuenta vinculada a la hoja de Google que quieras usar.

Paso 5: Tras conectar tu hoja de Google, verás una ventana de integración como la siguiente.

*Tenga en cuenta que puede desconectar Google Sheets de Telenet en cualquier momento pulsando el botón.

Google Sheets en acción

A continuación aprenderás a emplear la integración.

Cómo localizar las acciones de Google Sheets

Para usar la integración de Google Sheets debes incluirla en un flujo.

Desde el menú ve a Flows. En la vista general de flujos pulsa el botón Añadir flujo en la esquina superior derecha.

En el editor de flujos, selecciona el bloque de mensajes que inicia la acción Google Sheets. Echa un vistazo a cómo encontrar la integración de Google Sheets.

Qué acciones ofrece la integración con Google Sheets

Hay varias opciones según lo que necesites. Actualmente soportamos:

• Enviar datos a Google Sheets

• Obtener filas (Value) desde Google Sheets

• Actualizar fila en Google Sheets

• Borrar fila (Value) en Google Sheets

• Obtener fila aleatoria en Google Sheets

• Crear galería dinámica con Google Sheets

Preparación de tu hoja de Google

Antes de usar cualquiera de las acciones debes crear una hoja de Google con la información organizada.

Por ejemplo, si quieres recopilar datos de suscriptores como nombre, correo electrónico y teléfono y luego exportarlos a una Google Sheet, debes crear cabeceras en la hoja para ordenar y exportar esos datos.

Crea una hoja llamada Suscriptors Datos.

Después, añade los encabezados para cada columna, por ejemplo Nombre Completo, ID de usuario, correo electrónico y número de teléfono. Se te pedirá crear campos personalizados (Custom Fields) para almacenar los datos que vas a enviar/obtener desde Google Sheets.

Con la hoja preparada, ya puedes exportar los datos desde tu bot a esa hoja.

IMPORTANTE

Cada vez que conectas tu hoja de Google con Telenet debes tener en cuenta que si cambias el nombre de la hoja de trabajo o de la hoja de cálculo tendrás que volver a configurar la acción de Google Sheets.

La integración está diseñada para funcionar con el nombre de la hoja en lugar de su ID. Cualquier modificación puede hacer que la integración deje de funcionar. Si cambias cualquiera de los nombres, recuerda rehacer la acción dentro de tu constructor de flujos.

Enviar datos a Google Sheets

Una vez recopilada la información, utiliza la acción Enviar datos a Google Sheets.

Selecciona la acción Enviar datos a Google Sheets y elige el nombre de la hoja de cálculo a la que quieres exportar. Luego selecciona la hoja de trabajo.

Asigna los datos recopilados por el bot a los encabezados de las columnas de Google. Puedes mapear campos personalizados, datos de suscriptores o datos del bot. Todo está disponible para exportar.

Cuando un suscriptor complete el flujo y hayas utilizado la acción Enviar datos al final, los datos se exportarán correctamente a la hoja.

Obtener fila (Value)

Además de exportar datos a una hoja, también puedes leer información desde Google Sheets y mostrarla en el bot para el suscriptor.

Por ejemplo, si un cliente tiene un food truck que cambia de ubicación varias veces a la semana y quiere informar a sus clientes de la ubicación actual, puede actualizar la hoja de Google y el bot recuperará la ubicación más reciente.

Para esto necesitas crear dos botfields. Un botfield servirá como valor de búsqueda en la hoja, y el otro almacenará la ubicación actual del food truck. En este caso:

• Ubicación actual

• Dirección actual

El botfield Ubicación actual debe contener el valor que coincida con la columna con el mismo nombre en la hoja de Google.

Crea la hoja con esos mismos encabezados y rellénala; debería verse así:

En el constructor de flujos, configura la columna de búsqueda como Ubicación actual, ya que ese valor se mantiene constante. Selecciona la columna y ajusta la búsqueda para que sea igual al valor del botfield Ubicación actual.

Por ejemplo:

De este modo, tu cliente puede actualizar la ubicación directamente en la hoja de Google y el bot mostrará siempre la ubicación más reciente sin necesidad de modificar el bot.

Obtener fila aleatoria

Además de obtener una fila específica, puedes recuperar una fila aleatoria, útil para generar combinaciones dinámicas.

Por ejemplo, si creas un bot que propone nombres para mascotas, puedes tener una hoja de Google con 3 columnas:

• Valor

• Nombres de gato

• Nombres de perro

Se vería así:

Pides al suscriptor que elija si quiere un nombre de perro o de gato, usando un bloque de entrada de usuario y guardando la elección en un campo personalizado. Con ello puedes seleccionar aleatoriamente un nombre de la columna correspondiente.

A continuación establece el valor de búsqueda usando la columna Valor, y dale un rango para que la hoja seleccione una fila aleatoria.

Quedará algo así:

La respuesta se guarda en el campo personalizado del suscriptor y puede mostrarse directamente en la conversación.

Actualizar fila en Google Sheets

Otra funcionalidad útil es actualizar una fila existente cuando ya hay datos almacenados. Por ejemplo, si exportaste inicialmente nombre e ID de usuario de suscriptores, y más tarde capturas su correo o teléfono, en lugar de crear una nueva fila puedes actualizar la fila existente.

Veamos los datos de suscriptores con la información básica:

Como ves, sólo aparecen el nombre y el ID de usuario. El ID de usuario es clave para localizar y actualizar los datos, ya que es único para cada suscriptor.

Después de capturar datos adicionales como teléfono o correo, selecciona la acción Actualizar fila en Google Sheets.

Así mantendrás la hoja de Google actualizada con la información más reciente recopilada por tu bot. Se completarán o actualizarán los campos que estaban vacíos.

Borrar filas en Google Sheets

El proceso para limpiar o borrar una fila es similar al de actualización. Esto resulta útil si quieres eliminar suscriptores que han dejado de usar tu bot.

Selecciona la acción correspondiente de Google Sheets, elige la hoja de cálculo y la hoja de trabajo. Luego define la columna de búsqueda, que en este caso suele ser el ID de usuario porque permanece constante.

Crear galerías dinámicas

Esta función se ha actualizado y simplificado, a la vez que ofrece herramientas más potentes. Puedes consultar la documentación sobre galerías dinámicas para más detalles.

Conclusión

La integración entre Telenet y Google Sheets brinda un amplio soporte para automatizar la importación y exportación de tus datos con Google Sheets. Es flexible y está en evolución continua mediante actualizaciones de funciones. Ante cualquier añadido, esta documentación se actualizará para que puedas aprovechar las novedades y facilitar su implementación sin inconvenientes.